Integritetspolicy

Integritetspolicy för Concept Solutions AB

Inledning

Concept Solutions Europe AB (hädanefter “Concept Solutions”, “vi” eller “oss”) driver webbplatsen https://www.conceptsolutions.se/hem/ samt vår webbshop på https://www.conceptsolutions.se/webbshop/ (nedan gemensamt kallade “webbplatsen”). Vi värnar om din personliga integritet och strävar efter att skydda dina personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning, inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR).

Denna integritetspolicy förklarar vilka personuppgifter vi samlar in, varför vi samlar in dem, hur vi använder och skyddar dem, samt vilka rättigheter du har. Genom att använda vår webbplats, kontakta oss via formulär eller göra en beställning samtycker du till att dina personuppgifter behandlas enligt denna policy. Om du har frågor om hur vi hanterar personuppgifter är du alltid välkommen att kontakta oss (se avsnitt Kontakta oss nedan).

Vilka personuppgifter vi samlar in

Vi samlar in både personuppgifter och företagsuppgifter som du själv lämnar till oss, samt viss teknisk information som genereras genom ditt användande av webbplatsen. De typer av uppgifter vi behandlar inkluderar bland annat:

• Kontaktuppgifter: Namn, e-postadress, telefonnummer och eventuell titel eller befattning. Dessa uppgifter lämnar du till oss exempelvis när du fyller i ett kontaktformulär eller skickar en offertförfrågan. Även meddelanden du skriver i formulär (frågor, beskrivningar av behov m.m.) kan innehålla personuppgifter som vi samlar in.

• Företagsinformation: Företagsnamn, organisationsnummer, företagsadress och andra relevanta uppgifter om ditt företag, i de fall du representerar ett företag eller anger sådana uppgifter vid kontakt eller offertförfrågan.

• Beställnings- och kontouppgifter: Om du gör en beställning i vår webbshop eller skapar ett konto, samlar vi in de uppgifter som krävs för att hantera ordern och kontot. Detta kan omfatta faktura- och leveransadress, eventuella referensnummer, betalningsrelaterad information (t.ex. transaktions-ID från betalningsleverantör) samt inloggningsuppgifter för kontot (t.ex. användarnamn/e-postadress och lösenord – lösenord lagras alltid krypterat hos oss).

• Orderhistorik: Uppgifter om de produkter/tjänster du har beställt, såsom orderdatum, produkter, belopp och leveransstatus. Dessa uppgifter kopplas till ditt konto eller din kundprofil hos oss för att vi ska kunna ge kundservice, hantera returer och uppfylla garantiåtaganden.

• Teknisk data och användningsinformation: När du besöker webbplatsen samlar vi in viss information automatiskt via cookies och loggfiler. Det kan röra sig om din IP-adress, webbläsartyp, enhetsinformation, datum och tid för besöket, vilka sidor du besöker samt hur du interagerar med webbplatsen (t.ex. klick och navigering). Denna data är i regel inte direkt identifierande, men kan räknas som personuppgift om den kopplas till dig som individ. Se även avsnittet Cookies nedan för mer information om vad vi samlar in via cookies.

Observera: Vi samlar inte in några känsliga personuppgifter om dig. Det innebär att vi varken begär eller behandlar information om t.ex. etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös övertygelse, hälsa, sexualliv eller liknande känslig data. Vi ber dig att inte heller lämna sådan information i våra formulär eller meddelanden.

Hur vi använder uppgifterna

Vi behandlar insamlade uppgifter för olika ändamål som alla syftar till att driva vår verksamhet och ge dig en bra tjänst. Sammanfattningsvis använder vi dina personuppgifter för att:

• Tillhandahålla tjänster och produkter: Vi använder dina uppgifter för att kunna leverera det du har efterfrågat. Det inkluderar att hantera kontaktförfrågningar och offertförfrågningar (t.ex. svara på frågor, lämna offert), samt att behandla beställningar i webbshopen och leverera produkter till dig.

• Administrera kundrelationen: Uppgifter används för att skapa och hantera ditt konto (om du registrerat ett konto hos oss), hålla vår kunddatabas uppdaterad samt ge dig tillgång till dina orderhistorik och inställningar. Vi använder också uppgifterna för att kunna ge kundsupport och hantera eventuella reklamationer eller returer på ett effektivt sätt.

• Kommunicera med dig: Vi kan använda dina kontaktuppgifter för att kommunicera med dig angående din förfrågan eller order. Det innefattar att skicka bekräftelser (t.ex. orderbekräftelse via e-post), information om leveranser, uppföljning av offert, svar på supportärenden och liknande korrespondens som är nödvändig för att uppfylla våra åtaganden mot dig.

• Förbättra vår webbplats och våra erbjudanden: Genom att analysera hur webbplatsen används (t.ex. via cookies och Google Analytics) kan vi förstå besöksstatistik och användarbeteenden. Vi använder dessa insikter för att förbättra funktionaliteten, användarupplevelsen och innehållet på webbplatsen samt utveckla våra produkter och tjänster efter kundernas behov.

• Marknadsföring (med samtycke): Om du har gett oss ditt uttryckliga samtycke kan vi använda dina kontaktuppgifter för att skicka ut nyhetsbrev, erbjudanden eller annan marknadsföringskommunikation om våra produkter och tjänster. Du kan när som helst välja bort fortsatta utskick (avregistrera dig) via en länk i e-postmeddelandet eller genom att kontakta oss.

• Uppfylla rättsliga skyldigheter: Vi kan behöva behandla och spara vissa uppgifter för att uppfylla krav enligt lagar och myndighetsföreskrifter – till exempel bokföringslagen (som kräver att vi bevarar fakturaunderlag), skattelagstiftning eller för att efterkomma beslut från rättsvårdande myndigheter. I sådana fall används uppgifterna endast i syfte att fullgöra dessa skyldigheter.

Vi använder inte dina personuppgifter för nya, oförenliga ändamål utan att informera dig och inhämta samtycke vid behov. Vi strävar alltid efter att endast behandla de uppgifter som verkligen behövs för respektive syfte, i enlighet med principen om uppgiftsminimering.

Rättslig grund för behandling

För att få behandla personuppgifter krävs stöd av en laglig grund enligt GDPR. Vi säkerställer att all vår personuppgiftsbehandling har stöd av minst en sådan rättslig grund. Beroende på situationen tillämpar vi följande grunder för behandling av dina uppgifter:

• Samtycke: I vissa fall ber vi om ditt samtycke för att behandla personuppgifter, exempelvis för att skicka marknadsföringsutskick/nyhetsbrev eller för att placera icke-nödvändiga cookies (t.ex. Google Analytics) på din enhet. Om behandlingen baseras på samtycke kommer detta att inhämtas tydligt från dig, och du har alltid rätt att återkalla ditt samtycke (se Dina rättigheter nedan).

• Avtal: Många behandlingar är nödvändiga för att ingå eller fullgöra ett avtal med dig. När du lägger en beställning i vår webbshop eller på annat sätt köper en tjänst av oss behöver vi behandla dina uppgifter för att kunna genomföra köpet, ta betalt, leverera varan och i övrigt uppfylla våra avtalsenliga förpliktelser. Detsamma gäller om du skapar ett konto – vi behandlar dina uppgifter för att kunna tillhandahålla kontofunktionen enligt de användarvillkor som gäller.

• Rättslig förpliktelse: Vissa uppgifter behandlas för att vi ska kunna uppfylla våra lagstadgade skyldigheter. Till exempel måste vi spara fakturauppgifter och transaktionshistorik under en viss tid enligt bokförings- och skattelagstiftning. I de fall där lagen kräver att vi behandlar eller sparar data, utgör denna skyldighet vår rättsliga grund för behandlingen.

• Berättigat intresse: I andra fall baserar vi behandlingen på en intresseavvägning, där vi har ett berättigat affärsmässigt intresse av att behandla dina uppgifter och bedömer att det inte väger tyngre än ditt intresse av integritetsskydd. Detta gäller till exempel när vi behandlar personuppgifter som du lämnat i en kontakt- eller offertförfrågan – vi har ett legitimt intresse av att kunna hantera och besvara din förfrågan samt följa upp den. Även när vi förbättrar vår webbplats och tjänster genom användningsstatistik (t.ex. Google Analytics) eller när vi behöver skydda vår IT-miljö mot intrång och missbruk, kan vi stödja oss på berättigat intresse. Givetvis sker alltid en avvägning och vid behov vidtar vi ytterligare åtgärder (såsom att anonymisera data) för att skydda din integritet.

Sammanfattningsvis behandlas dina uppgifter endast när det finns stöd i GDPR artikel 6(1) a, b, c eller f (samtycke, avtal, rättslig förpliktelse eller berättigat intresse). Om vi i något fall skulle behöva behandla uppgifter för ett ändamål som kräver ditt samtycke och du inte har gett samtycke, kommer vi inte att utföra sådan behandling.

Hur länge vi sparar uppgifter

Vi sparar dina personuppgifter bara så länge det är nödvändigt för att uppfylla de ändamål som anges i denna policy, eller så länge det krävs enligt lag. Lagringstiden kan alltså variera beroende på typ av uppgift och varför den samlades in. Nedan följer en översikt av hur länge vi normalt behåller dina uppgifter:

• Kontakt- och offertförfrågningar: Uppgifter som inkommit via kontaktformulär, e-post eller offertförfrågan sparas så länge som krävs för att behandla ditt ärende och under en rimlig tid efter att ärendet avslutats. Detta för att kunna följa upp vid behov och underlätta framtida dialog. Vanligtvis bevarar vi sådan kommunikation i upp till 12 månader efter senaste kontakt om det inte övergår i en kundrelation.

• Kund- och kontouppgifter: Personuppgifter kopplade till ditt konto hos oss och kundrelation sparas så länge du är en aktiv kund. Om du har skapat ett konto utan att genomföra köp kan vi spara dina uppgifter för att underlätta framtida beställningar, dock inte längre än nödvändigt. Du kan när som helst be oss radera ditt konto om du inte längre önskar ha det kvar. Om ditt konto är inaktivt under en väldigt lång period kan vi komma att kontakta dig för att höra om du vill behålla det eller önskar att vi raderar uppgifterna.

• Orderhistorik och transaktionsdata: Uppgifter om genomförda beställningar (inklusive fakturauppgifter, kvitton, betalningshistorik, leveransuppgifter) sparas så länge det behövs för att administrera köpet och garanti/reklamationsärenden. Därefter arkiveras de för att uppfylla lagkrav. Enligt bokföringslagen måste vi spara viss ekonomisk information i sju (7) år efter räkenskapsårets slut. Vi kan därför komma att behålla fakturor och relaterade personuppgifter under den tiden, även om du begärt att bli bortglömd, eftersom lagen kräver det.

• Cookies och analytics: Cookies lagras olika länge beroende på sin typ och syfte. Sessionscookies (tillfälliga cookies som behövs för att webbplatsen ska fungera, t.ex. hålla dig inloggad eller hålla varor i kundkorgen) raderas automatiskt när du stänger din webbläsare. Beständiga cookies (t.ex. analytiska cookies från Google Analytics) finns kvar på din enhet tills de löper ut eller raderas av dig. Google Analytics-cookies har vanligtvis en livslängd på 14 månader (om vi inte konfigurerar annat). Vi behåller eventuella insamlade analysdata endast i aggregerad form efter denna period. Notera att du alltid kan rensa cookies själv via din webbläsare om du vill ta bort lagrade data; se avsnittet Cookies för mer information.

När den angivna lagringstiden har löpt ut, eller när uppgifterna inte längre behövs för de ändamål de samlades in, raderar eller anonymiserar vi personuppgifterna på ett säkert sätt. Om du önskar få dina uppgifter raderade tidigare, kan du utöva din rätt till radering enligt GDPR (se Dina rättigheter nedan), förutsatt att vi inte är skyldiga att behålla dem av andra skäl.

Delning med tredje part

Vi säljer aldrig dina personuppgifter till tredje part. I vissa fall kan det dock vara nödvändigt att dela dina uppgifter med externa parter för att vi ska kunna driva vår verksamhet och tillhandahålla våra tjänster. Sådan delning sker endast i enlighet med denna integritetspolicy och med lämpliga säkerhetsåtgärder (t.ex. personuppgiftsbiträdesavtal) på plats. Här är de typer av tredje parter vi kan komma att dela information med:

• Tjänsteleverantörer (personuppgiftsbiträden): Vi anlitar ett antal pålitliga externa företag för att hjälpa oss med olika funktioner. Det kan röra sig om vårt webbhotell/IT-driftspartner som lagrar data åt oss, betalningsförmedlare som hanterar säkra betalningar i webbshopen, logistik- och transportföretag som sköter leveransen av varor, eller andra IT- och systemleverantörer som hjälper oss driva affärssystem, utskick av information m.m. Dessa parter får tillgång till de personuppgifter som behövs för att de ska kunna utföra sina uppdrag för vår räkning. De har inte rätt att använda uppgifterna för egna syften och de måste behandla informationen konfidentiellt i enlighet med våra instruktioner och gällande dataskyddslagar.

• Analys- och statistikpartners (Google-tjänster): Vi använder tredjepartstjänster från Google för att förstå och förbättra hur vår webbplats presterar. I synnerhet använder vi Google Analytics för trafikanalys och besöksstatistik, samt Google Search Console för att övervaka vår synlighet på Google Sök. Dessa tjänster tillhandahålls av Google Ireland Ltd (Google) och innebär att viss teknisk data om ditt besök kan komma att skickas till Google. Det kan inkludera IP-adress, webbläsarinformation och information om ditt användarmönster på vår sida. Vi har aktiverat funktioner för att skydda din integritet i den mån det är möjligt (t.ex. IP-anonymisering i Google Analytics, vilket gör att Google trunkerar/anonymiserar de sista siffrorna i din IP-adress inom EU innan den lagras). Data som Google samlar in via våra webbplatscookies är primärt aggregerad statistik för vår räkning – vi får inte tillgång till någon direkt personidentifierande information genom dessa verktyg. Google kan dock komma att lagra insamlad data på servrar utanför EU (t.ex. i USA). Vi säkerställer att överföring av data (om sådan sker) följer gällande regelverk, bland annat genom att Google som vårt personuppgiftsbiträde är bunden av EUs standardavtalsklausuler för dataskydd. För mer information om hur Google hanterar data, se Googles egen integritetspolicy.

• Myndigheter och lagkrav: Vi kan i undantagsfall behöva lämna ut nödvändig information till myndigheter eller andra instanser om lagen kräver det. Detta kan ske om vi blir skyldiga att göra det genom exempelvis en domstolsorder, ett myndighetsbeslut eller vid juridiska processer (t.ex. Skatteverket vid revision eller Polis/juridiskt ombud vid brottsutredning). I sådana fall lämnar vi endast ut de uppgifter som krävs och endast till behöriga mottagare.

• Affärstransaktioner: Om företaget skulle genomgå förändringar, såsom en sammanslagning, förvärv eller försäljning av verksamheten, kan personuppgifter om kunder komma att överföras till den nya ägaren eller parten. I ett sådant fall kommer vi att informera berörda kunder och säkerställa att personuppgifterna fortsatt behandlas på ett sätt som överensstämmer med denna integritetspolicy.

Vi vidtar alltid rimliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som överförs till tredje part. Våra leverantörer och samarbetspartners förbinder sig att följa GDPR och hantera uppgifterna på ett säkert sätt. Om en tredjepart befinner sig utanför EU/EES säkerställer vi att överföringen är laglig genom relevanta skyddsåtgärder, t.ex. avtal som uppfyller EU-kommissionens krav.

Cookies

På vår webbplats använder vi cookies och liknande tekniker för att ge dig en så bra upplevelse som möjligt, samt för att analysera hur webbplatsen används. En cookie är en liten textfil som lagras i din webbläsare och som kan hämtas upp vid senare besök för att känna igen din dator eller enhet. Nedan beskriver vi hur vi använder cookies och vilka val du har.

• Nödvändiga cookies: Dessa cookies är absolut nödvändiga för att webbplatsen och webbshoppen ska fungera korrekt. De möjliggör grundläggande funktioner som inloggning, varukorg och kassaprocessen. Utan dessa cookies skulle vissa delar av webbplatsen inte fungera. Nödvändiga cookies är som regel sessionscookies som tas bort automatiskt när du stänger din webbläsare. För dessa cookies krävs inget samtycke då de är avgörande för tjänstens funktion.

• Analys- och funktionscookies: Dessa inkluderar cookies som hjälper oss att förbättra funktionalitet och analysera användarbeteende. Framförallt använder vi tredjepartscookies från Google Analytics. Dessa cookies samlar in information om hur besökare interagerar med vår webbplats (t.ex. vilka sidor som besöks mest, hur länge man stannar, om felmeddelanden uppstår). Informationen är anonymiserad på aggregerad nivå och används för statistik och förbättringsändamål. Analyscookies är icke-nödvändiga, vilket innebär att vi ber om ditt samtycke innan vi placerar dem. Du kan tacka nej till Analytics-cookies utan att det påverkar de grundläggande funktionerna på webbplatsen.

När du först besöker vår webbplats visas information om vår användning av cookies, och du får möjlighet att samtycka till eller avböja de cookies som inte är nödvändiga. Om du väljer att acceptera cookies samtycker du till att vi använder dem enligt beskrivningen i denna policy. Observera: Du har alltid kontroll över cookies via din webbläsare. Du kan ställa in webbläsaren så att den blockerar alla eller vissa cookies, eller raderar cookies som redan lagrats. Tänk på att om du blockerar cookies helt kan vissa funktioner på webbplatsen (t.ex. inloggning eller varukorgen) sluta fungera korrekt.

För mer detaljer om vilka cookies vi använder och deras lagringstider kan du kontakta oss eller läsa eventuell separat Cookie-policy om en sådan finns tillgänglig. Vi uppdaterar vår cookiehantering i enlighet med gällande lagkrav och rekommendationer, och ditt samtycke kan komma att inhämtas på nytt om ändringar sker.

Dina rättigheter enligt GDPR

Som registrerad har du flera rättigheter enligt GDPR avseende de personuppgifter vi behandlar om dig. Nedan följer en sammanställning av dina rättigheter. Du kan utöva dina rättigheter när som helst genom att kontakta oss (se Kontakta oss för hur du går tillväga). Vi kommer att besvara din begäran så snart som möjligt, normalt inom en månad, och utan onödigt dröjsmål.

• Rätt till information och tillgång: Du har rätt att få information om huruvida vi behandlar personuppgifter om dig, och i så fall få tillgång till dessa uppgifter. Detta kallas ibland för rätten till registerutdrag. På din begäran kommer vi att tillhandahålla en kopia av de personuppgifter vi har om dig samt information om hur vi behandlar dem (som ändamål, kategorier av uppgifter, mottagare, lagringsperioder, osv.).

• Rätt till rättelse: Om du upptäcker att vi har felaktiga eller ofullständiga personuppgifter om dig, har du rätt att begära att dessa rättas eller kompletteras. Vi är angelägna om att de uppgifter vi behandlar är korrekta, och uppdaterar dem snarast möjligt efter att vi informerats om eventuella fel.

• Rätt till radering: Du har rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter under vissa omständigheter – detta kallas även “rätten att bli bortglömd”. Om uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål de samlades in, eller om du återkallar ett samtycke som behandlingen grundade sig på och det inte finns någon annan rättslig grund, ska vi på din begäran ta bort uppgifterna. Observera att vi inte alltid kan radera omedelbart – det finns lagstadgade krav som kan ålägga oss att behålla vissa data (t.ex. transaktionshistorik som nämnts ovan). I sådana fall kommer vi endast att behålla uppgifterna för det lagstadgade ändamålet och blockera dem för andra ändamål.

• Rätt till begränsning av behandling: Du har rätt att begära begränsning av vår behandling av dina personuppgifter. Det innebär att uppgifterna markeras så att de endast får användas för vissa avgränsade syften. Du kan be om begränsning t.ex. om du anser att uppgifterna är felaktiga (under tiden vi kontrollerar och rättar dem), eller om du invänt mot en behandling (under utredning om våra berättigade skäl väger tyngre än dina). När en behandling är begränsad får vi i princip bara lagra uppgifterna, eller använda dem för att göra gällande rättsliga anspråk eller om du själv samtycker.

• Rätt att invända: Du har under vissa förhållanden rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter. Du kan alltid invända mot behandling som sker för direkt marknadsföring, och vi kommer då att upphöra med marknadsföringen. Du kan även invända mot behandling som baseras på vårt berättigade intresse (intresseavvägning). Om du invänder mot sådan behandling måste vi visa att det finns tvingande legitima skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, annars avbryter vi behandlingen i fråga.

• Rätt till dataportabilitet: För personuppgifter som du själv har tillhandahållit oss har du i vissa fall rätt att få ut dem i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och att få dem överförda till en annan tjänsteleverantör (om det är tekniskt möjligt). Denna rättighet gäller när behandlingen sker automatiserat och med stöd av antingen ditt samtycke eller för att fullgöra ett avtal. Om du vill utnyttja dataportabilitet, levererar vi dina aktuella uppgifter i ett lämpligt elektroniskt format (t.ex. CSV eller liknande).

• Rätt att återkalla samtycke: I de fall vår behandling av dina personuppgifter baserar sig på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla detta samtycke. Om du t.ex. har tackat ja till nyhetsbrev men ångrar dig, kan du enkelt avregistrera dig via länken i utskicket eller kontakta oss så ordnar vi det. Observera att ett återkallande gäller framåt i tiden – behandling som redan skett påverkas inte, men vi upphör givetvis med den aktuella behandlingen för framtiden.

• Rätt att lämna klagomål: Om du anser att vi bryter mot dataskyddslagstiftningen i vår hantering av dina personuppgifter, har du rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten. I Sverige är det Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) som är ansvarig tillsynsmyndighet för dataskyddsfrågor. Du hittar mer information på IMY:s webbplats (imy.se). Vi hoppas dock att du i första hand vill vända dig till oss med eventuella klagomål eller frågor, så att vi kan försöka lösa dem på ett smidigt sätt.

Dina rättigheter är kostnadsfria att utöva. Skicka oss bara en förfrågan enligt ovan – vid begäran om registerutdrag eller andra omfattande önskemål kan vi behöva verifiera din identitet för att säkerställa att vi lämnar ut informationen till rätt person. Om förfrågningarna skulle vara uppenbart ogrundade eller orimliga (t.ex. upprepade frekventa begäranden) har vi enligt GDPR rätt att antingen ta ut en skälig avgift som täcker våra administrativa kostnader, eller vägra att tillmötesgå begäran. Sådana situationer är dock ovanliga, och vårt mål är alltid att hjälpa dig så långt det är möjligt med att utöva ditt dataskydd.

Kontakta oss

Personuppgiftsansvarig: För behandlingen av personuppgifter enligt denna policy är Concept Solutions Europe AB (org.nr. 556769-7007) personuppgiftsansvarig. Vi är ett svenskt aktiebolag med adress i Lidingö, Stockholm.

Om du har några frågor om denna integritetspolicy eller vår hantering av personuppgifter, eller om du vill utöva någon av dina rättigheter enligt GDPR, tveka inte att kontakta oss.

• E-post: Du når oss enklast via e-post på info@conceptsolutions.se. Detta är vår kontaktadress för dataskyddsärenden och hit kan du vända dig med begäranden eller frågor rörande dina personuppgifter.

• Postadress: Du kan även skicka brev till oss på adressen Concept Solutions Europe AB, Box 1101, 181 22 Lidingö, Sverige. Märk gärna kuvertet med “Integritetsfråga” eller liknande så att det hanteras av rätt person.

Vi kommer att återkoppla till dig så snart som möjligt. För att skydda din integritet kan det hända att vi ber dig bekräfta din identitet eller specificera din begäran när du kontaktar oss angående personuppgifter.

Tack för att du har tagit del av vår integritetspolicy. Vi värdesätter ditt förtroende. (Denna policy kan uppdateras vid behov för att återspegla ändringar i vår hantering av personuppgifter eller gällande lagstiftning. Eventuella uppdateringar publiceras här på webbplatsen.)